ファイル共有の方法は、同じファイルを一緒に使い続けるのか、1回だけ渡すのか、相手から集めるのかという目的で選びます。
続けて一緒に使うならクラウドストレージ、1回だけ渡すならファイル転送サービス、写真や動画を相手から集めるなら提出用のURLが向いています。
記事のポイント
- ファイル共有は、使い続けるか、1回渡すか、集めるかで方法が変わる
- 同じファイルを一緒に使い続けるなら、クラウドストレージが向く
- 大きなファイルを1回だけ渡すなら、ファイル転送サービスが手軽
- 写真や動画を相手から集めるなら、提出用のURLを使い分ける
ファイル共有の方法は目的で選びます
ファイル共有には多くの方法がありますが、目的で分けると選び方が見えてきます。
見るポイントは、次の2つです。
- ファイルを送る側と受け取る側のどちらなのか
- 1回で終わるのか、同じファイルを続けて使うのか
たとえば、チームで同じ資料を更新し続けるなら、全員が同じ場所のファイルを開ける仕組みが必要です。
取引先に完成したデータを渡すだけなら、相手がダウンロードできれば十分です。
反対に、何人もの相手から写真や動画を送ってもらうなら、送ってもらう窓口を1つにまとめる仕組みが向いています。
この目的を混ぜて1つの方法で済ませようとすると、権限の設定や整理に手間がかかります。
何人もの人からファイルを集める方法は、複数人のファイル共有方法で紹介しています。
主なファイル共有の方法と特徴
よく使われるファイル共有の方法を、容量や相手の手間で比べると次のようになります。
| 方法 | 向いている場面 | 気をつける点 |
|---|---|---|
| メール添付 | 小さなファイルを1回送る | 容量の上限があり、宛先を間違えると取り消せない |
| クラウドストレージ | 同じファイルを続けて一緒に使う | 公開範囲の設定を誤ると外から見られる |
| ファイル転送サービス | 大きなファイルを1回渡す | 保存期限を過ぎると受け取れない |
| チャットツール | やり取りの流れで資料を渡す | 容量や保存期間に限りがあり、あとで探しにくい |
| USBメモリなど | 直接会って大きなデータを渡す | 紛失すると中身が見られるおそれがある |
どれか1つが優れているわけではなく、場面によって向き不向きがあります。
メール添付
メール添付は、相手のアドレスさえわかればすぐに送れる手軽な方法です。
ただし1通で送れる容量には上限があり、個人用のGmailでは添付ファイルの合計が25MBまでと案内されています（出典：Gmail ヘルプ）。
写真を添付して送るときの上限と代わりの方法は、写真をメールで送る方法で説明しています。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、インターネット上の保管場所にファイルを置き、共有した相手も同じファイルを開けるようにする方法です。
あとから更新した内容もそのまま反映されるため、チームで資料を作り続ける使い方に向いています。
共有する相手ごとに、見るだけか、編集もできるかを決められます。
権限の決め方の具体例は、Googleドライブで写真共有する方法で解説しています。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスは、ファイルをアップロードして発行されたURLを相手に伝え、ダウンロードしてもらう方法です。
登録なしで使えるものも多く、メールでは送れない大きなファイルを1回渡すのに向いています。
保存期限が来ると削除されるため、長く保管する場所としては使えません。
代表的なサービスでの送り方は、写真をギガファイル便で送る方法にまとめています。
チャットツール
仕事のチャットやLINEでは、会話の流れのまま資料や写真を渡せます。
手軽な反面、送れる容量や保存期間に限りがあるものが多く、時間がたつとどこに送ったかわからなくなりがちです。
残しておきたいファイルは、チャットで受け取ったあとにクラウドへ移しておくと探しやすくなります。
USBメモリや外付けドライブ
直接会える相手なら、USBメモリや外付けのドライブにファイルを入れて手渡す方法もあります。
通信量がかからず、インターネットの速さにも左右されないため、動画など大きなデータを渡すときに便利です。
紛失すると中身を見られるおそれがあるため、仕事のデータを持ち運ぶ場合は会社のルールに従います。
何十GBもあるデータを手渡すなら、読み書きの速いポータブルSSDを使うとコピーの時間が短く済みます。
＼ 大きなデータを手渡しで ／
ポチップ
目的ごとのファイル共有の選び方
方法の特徴がわかったら、自分の目的に当てはめて選びます。
同じファイルを一緒に使い続けるならクラウド
チームや家族で同じファイルを見たり更新したりし続けるなら、クラウドストレージを使います。
フォルダごとに共有しておけば、あとから追加したファイルも同じ場所で見られます。
写真を中心に保管するクラウドの選び方は、写真共有クラウドの比較で整理しています。
大きなファイルを1回渡すなら転送サービス
完成したデータや撮影した素材を相手に渡して終わりなら、ファイル転送サービスが手軽です。
渡す相手が決まっている場合は、ダウンロード用のパスワードを付け、URLとは別の手段で伝えます。
パスワードの付け方と伝え方は、写真共有をパスワード付きで行う方法で説明しています。
写真や動画を相手から集めるなら提出用のURL
イベントの参加者や顧客から写真や動画を送ってもらう場合は、クラウドのフォルダを開放するより、送る窓口を1つ用意するほうが向いています。
クラウドのフォルダに入れてもらうには、相手にアカウントや編集の権限が必要になることが多く、ほかの人のファイルに触れられてしまう場合もあります。
提出用のURLなら、相手はURLを開いてファイルを選ぶだけで送れます。
OmoiBoxでは、用途ごとに受け取り用の案件を作ってURLとパスコードを伝えれば、相手は登録もアプリもなしで写真や動画を提出できます。
届いたファイルは案件ごとにまとまるため、あとからクラウドへ移して保管するときも整理しやすくなります。
＼ 集める用途は分けて考える ／
※写真の回収は無料プランから使えます
ファイル共有で気をつけること
どの方法でも、設定や送り方を誤ると、見せるつもりのない人にファイルが渡ってしまいます。
共有の範囲を確かめる
クラウドのリンク共有では、「リンクを知っている全員」が開ける設定にすると、URLが転送された先の人にも見られます。
個人情報や顧客のファイルは、共有する相手を指定する設定にしておきます。
写真を共有するときの確認点は、写真共有を安全に行う方法でまとめています。
パスワード付きZIPのメール送信は見直されている
ファイルをパスワード付きのZIPにしてメールで送り、パスワードを別のメールで送る方法は、仕事でよく使われてきました。
しかし、ZIPとパスワードが同じメールの経路で届くため守りとして弱く、暗号化されたZIPはウイルスの検査をすり抜けやすいという問題があります。
そのため、官公庁や企業ではこの送り方をやめ、クラウドのURLで共有する方法に切り替える動きが広がっています。
URLで共有する方法なら、宛先を間違えたと気づいた時点で共有を止めることもできます。
取引先に送るときは、相手の会社がどの受け取り方を認めているかを先に確かめておきます。
仕事のファイルを個人のアカウントで扱わない
会社が認めていない個人のクラウドやチャットで仕事のファイルを共有すると、担当者が辞めたあとも個人のアカウントにファイルが残ります。
仕事のファイルは、会社で決められたサービスとアカウントで共有します。
外出先のWi-Fiではパソコンの共有機能を切る
カフェなどの公衆Wi-Fiにつないでいるときは、同じネットワークにいる人からパソコンの中をのぞかれるおそれがあります。
パソコンのファイル共有の機能はオフにしておき、仕事のファイルを扱うときは会社の決めた接続方法を使います。
ファイル共有についてよくある質問
ファイル共有とファイル転送の違いは何ですか？
ファイル共有は、同じファイルを置いた場所を複数の人で使う方法です。
ファイル転送は、ファイルを相手に渡して、相手の手元に保存してもらう方法です。
無料でファイル共有はできますか？
多くのクラウドストレージや転送サービスに、無料で使える範囲があります。
無料の範囲では、保存できる容量や保存期間に上限があることが多いため、使う前に確かめておきます。
相手がアカウントを持っていなくても共有できますか？
ファイル転送サービスや、リンクで開ける設定のクラウドなら、相手のアカウントがなくても渡せます。
ただし、相手にファイルを追加したり編集したりしてもらう場合は、アカウントが必要になることが多くあります。
仕事のファイルを無料のサービスで共有しても大丈夫ですか？
会社が使ってよいと決めているサービスかどうかを、先に確かめてください。
顧客の個人情報を含むファイルは、アクセスできる人を指定できて、履歴が残るサービスを選びます。
ファイル共有の方法の選び方のまとめ
ファイル共有の方法は、一緒に使い続けるか、1回渡すか、相手から集めるかで選びます。
同じファイルを続けて使うならクラウドストレージ、大きなファイルを1回渡すならファイル転送サービスが向いています。
写真や動画を相手から集めるなら、送る窓口を1つにまとめる提出用のURLを使い分けます。
どの方法でも、共有する範囲とパスワードの伝え方を確かめてから使います。
各サービスの容量や料金は変わることがあるため、使う前に公式ページで確認してください。
