仕事の写真は、案件や顧客ごとのフォルダと共通の名前の付け方を決め、個人のスマホに残さず会社の保存先に集め、保存期間と削除の決まりまで作って管理すると、探す時間と情報漏えいの心配を減らせます。
フォルダは年度・顧客・案件などで3段までにそろえ、ファイル名は日付から始めて案件名と内容と連番を続けます。
記事のポイント
- フォルダは年度・顧客・案件などで3段までにそろえる
- ファイル名は日付から始め、案件名と内容と連番を続ける
- 人が写った写真は個人情報として、見られる範囲と保存期間を決める
- 写真は会社の保存先に集め、3か所にバックアップする
仕事の写真が散らばる原因を先に押さえる
仕事の写真が探せなくなるのは、整理の手間より先に、写真が集まる仕組みに原因があることがほとんどです。
よくある原因は、次の4つです。
- メール、チャット、転送サービスなど、写真が届く経路がばらばら
- 撮った写真が社員個人のスマホに残ったままになる
- 人によってフォルダの分け方や名前の付け方が違う
- 終わった案件の写真が、進行中の写真と同じ場所に混ざっている
この記事のルールは、これらの原因を一つずつなくすためのものです。
お客様から写真を受け取る流れそのものを見直したい場合は、仕事の写真共有の方法で受け取りの仕組みから説明しています。
フォルダは3段までにそろえる
フォルダの段が深くなるほど、目的の写真にたどり着くまでに開く回数が増え、人によって入れる場所がずれていきます。
仕事の写真は、大きな単位から順に3段までにそろえると、誰が探しても同じ場所にたどり着けます。
フォルダの分け方の例
表は、案件ごとに写真を管理する会社でよく使われる分け方の例です。
| 段 | 分ける単位 | 名前の例 |
|---|---|---|
| 1段目 | 年度や顧客 | 2026年度、株式会社〇〇 |
| 2段目 | 案件 | 〇〇邸リフォーム、春の新商品 |
| 3段目 | 工程や日付 | 10_着工前、20_施工中、30_完成 |
3段目のように順番に並べたいフォルダは、先頭に「10_」「20_」と10ずつ番号を付けると、あとから間に「15_」を足せます。
「〇〇さん用」のように担当者の名前でフォルダを作ると、担当が替わったときに誰も探せなくなるため避けます。
終わった案件は別の場所に移す
終わった案件の写真が進行中の写真と並んでいると、古い写真を間違えて使う原因になります。
案件が終わったら、フォルダを「_アーカイブ」のような保管用のフォルダへ移し、日々の作業の場所から外します。
3か月か半年に1回、移し忘れがないかを見直す日を決めておくと、進行中のフォルダがすっきりしたまま保てます。
ファイル名のルールを決めて共有する
フォルダが引き出しなら、ファイル名はラベルにあたり、開かなくても中身が分かる名前にしておくことが大切です。
仕事の写真は、「日付_案件名_内容_連番」の形にそろえると、名前の順に並べるだけで時間の順に並びます。
たとえば「20260415_〇〇邸_基礎配筋_01.jpg」のように付けます。
あわせて、次の決まりも社内でそろえます。
- 日付は「20260415」のように8桁の数字で書く
- 区切りは半角のアンダースコアにそろえ、空白を入れない
- 「\ / : * ? " < > |」の記号は使わない
- 「最新」「最終版」ではなく、日付や版の番号で区別する
- 「株式会社」を省くかどうかなど、よく使う言葉の書き方をそろえる
決めたルールは文書にまとめ、共有フォルダの最上位に置いておくと、新しく入った人も同じ名前の付け方ができます。
業種ごとの決まりに合わせる
業種によっては、写真の撮り方や名前の付け方に、決まった基準があります。
社内のルールを作る前に、自分の業種の基準を確かめておきます。
工事写真は編集せずに残す
公共工事の写真は、国土交通省の「デジタル写真管理情報基準」で、ファイル名やフォルダの作り方が決められています。
写真は「PHOTO」フォルダの中の「PIC」フォルダに入れ、ファイル名は「P0000001.JPG」のように、Pに続く7文字の英数字でそろえます。
写真の信憑性を考えて写真の編集は認めないとされているため、明るさの調整や切り抜きもしません（出典：国土交通省 デジタル写真管理情報基準）。
民間の工事でも、撮った写真は加工せずに元のまま残し、「日付_工種_内容_連番」の名前で管理すると、あとから確かめやすくなります。
商品写真は商品コードと名前をそろえる
ネットショップの商品写真は、ファイル名を商品コードとそろえておくと、どの商品の写真かがすぐに分かります。
メインの写真は「商品コード.jpg」、ほかの角度の写真は「商品コード_1.jpg」のように連番を付ける形がよく使われます。
ショッピングモールによってはファイル名に使える文字や長さに決まりがあるため、出店先の案内も確かめておきます。
人が写った写真と預かった写真の扱い方
仕事の写真には、お客様や社員が写っていたり、外部のカメラマンが撮っていたりと、権利や個人情報が関わるものがあります。
整理のルールと一緒に、次の点も決めておきます。
- 顔などで本人が分かる写真は個人情報にあたるため、見られる人と使い道を決める
- 社員が仕事として撮った写真は、条件を満たせば会社が著作者になる
- 外部のカメラマンに頼んだ写真は、契約で決めない限り著作権はカメラマンに残る
- 社員の写真をホームページなどに出すときは本人の同意を取り、退職後の扱いも決めておく
撮影を外部に頼んだ場合は、料金を払ったかどうかにかかわらず、実際に撮った側が著作者になると案内されています（出典：文化庁 著作権テキスト）。
広告やホームページに使う予定がある写真は、撮影を頼む前に、使い道の範囲を契約で決めておきます。
写真を見られる人を案件の担当者に絞り、いつまで保存していつ消すかを案件を始める前に決めておくと、漏えいの心配を減らせます。
会社で使う保存先を選ぶときの比べ方は、ビジネス向けオンラインストレージの比較でまとめています。
写真は会社の保存先に集めて3か所に控える
社員個人のスマホに写真が残ったままだと、退職や機種変更、紛失のときに会社の写真が失われたり、外に持ち出されたりします。
撮った写真はその日のうちに会社の保存先へ移し、スマホからは消す決まりにしておきます。
会社の保存先も1か所だけでは足りず、データを3つ持ち、2種類の保存先に分け、1つは離れた場所に置く「3-2-1ルール」で控えを作ると安心です。
- 日々使う会社の共有フォルダやオンラインストレージ
- 普段はつながない外付けのハードディスク
- 別の場所にあるクラウドなどの控え
普段はパソコンにつながない控えを1つ持っておくと、ランサムウェアのようなウイルスでファイルが暗号化されたときにも、その控えから戻せます。
控えを作ったら、年に数回は実際に写真を戻してみて、開けるかどうかを確かめておきます。
つなぐ日だけ写真を写す控えには、容量の大きい外付けのハードディスクが向いています。
＼ つながない控えを1台 ／
ポチップ
お客様の写真は受け取る段階で案件ごとに分ける
お客様から写真を集める仕事では、受け取ったあとに仕分けるより、受け取る段階で案件ごとに分かれている形にしたほうが、整理の手間がほとんどなくなります。
メールやチャットで受け取ると、届いた写真を一枚ずつ保存して名前を付け直す作業が毎回発生します。
OmoiBoxなら、案件ごとに提出用のURLを作り、お客様は会員登録なしにスマホから写真を提出できます。
有料のProプランでは、カテゴリごとに分けて集められ、提出期限の設定や差し替えの依頼、同じファイルが提出されたときの警告も使えます。
＼ 届いた時点で案件別に ／
※無料プランから受け取りを試せます
仕事の写真整理でよくある質問
今あるばらばらのフォルダはどう直せばいいですか？
先にルールを決めて社内で合意し、新しい名前に付け直してから、新しいフォルダへ移す順番で進めます。
一度に全部を直そうとせず、進行中の案件から順に移すと業務が止まりません。
社員のスマホで仕事の写真を撮ってもいいですか？
会社として認めるなら、撮ったあとすぐに会社の保存先へ移し、スマホから消すことまでルールにします。
個人のクラウドに自動でバックアップされる設定になっていないかも確かめます。
写真はいつまで保存しておけばいいですか？
業種の決まりや取引先との契約で決まっている期間があれば、それに合わせます。
決まりがない写真も、案件ごとに保存期間を決め、過ぎたら消す日を決めておきます。
写真の数が多くなりすぎたらどうすればいいですか？
フォルダとファイル名だけで探しにくくなったら、写真にタグを付けて探せる管理システムの導入を検討します。
それまでは、名前のルールを守ることで検索の手間をかなり減らせます。
仕事の写真整理方法のまとめ
仕事の写真は、届く経路や名前の付け方がばらばらなことが、探せなくなる大きな原因です。
フォルダは年度や顧客、案件、工程の3段までにそろえ、終わった案件は保管用のフォルダへ移します。
ファイル名は「日付_案件名_内容_連番」にそろえ、ルールを文書にして共有します。
人が写った写真や預かった写真は、見られる範囲と保存期間を決めて扱います。
写真は個人のスマホに残さず会社の保存先に集め、3か所に控えを作っておきます。
業種の基準や法令は改定されることがあるため、ルールを作る前に公式の資料で最新の内容を確認してください。
