複数人のファイル共有は、同じファイルを一緒に編集するのか、同じファイルを配るのか、一人ひとりから集めるのかで向いている方法が変わります。
なかでも複数人から集める場合は、各自にフォルダを操作してもらうより、共通のURLから提出してもらい、受け取る側で分類するほうが運用しやすくなります。
一緒に編集するならクラウドの共同編集、配るだけなら見るだけの権限の共有リンクを使います。
記事のポイント
- 複数人の共有は、一緒に編集するか、配るか、集めるかで方法が変わる
- 一緒に編集するなら、クラウドの共同編集を使い、担当する範囲を決めておく
- 配るだけなら、見るだけの権限で共有リンクを送る
- 集めるなら、共通の提出用URLで受け取り、受け取る側で分類する
複数人のファイル共有は目的で3つに分かれる
同じ「複数人で共有する」でも、ファイルの流れる向きによって、使うべき方法が違います。
| 目的 | 向いている方法 | つまずきやすい点 |
|---|---|---|
| 同じファイルを一緒に編集する | クラウドの共同編集 | 同じ箇所を同時に書き換えて食い違う |
| 同じファイルを全員に配る | 見るだけの共有リンク | リンクが転送されて広がる |
| 一人ひとりから集める | 共通の提出用URL | フォルダ操作を頼むと手順でつまずく人が出る |
1つの方法ですべてを済ませようとすると、権限の設定や整理に手間がかかるため、目的ごとに使い分けます。
ファイル共有の方法そのものの違いは、ファイル共有の方法の比較で整理しています。
同じファイルを一緒に編集するとき
資料や表を複数人で作り上げるなら、クラウドに置いたファイルを全員で開いて編集します。
クラウドに置いて共同編集する
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、OneDriveやSharePointに置いたWordやExcelなら、複数人が同時に開いて編集できます。
変更はその場で全員の画面に反映されるため、ファイルをメールで送り合って最新版がわからなくなることを防げます。
Excelで同時に編集するときは、ファイルをクラウドに保存し、新しい形式（.xlsx）で、自動保存をオンにしておく必要があります。
担当する範囲を先に決める
同じセルや同じ段落を複数人が同時に書き換えると、どちらの内容を残すかで食い違いが起きます。
誰がどのシートや列を担当するかを先に決め、集計の数式など書き換えられたくない部分は保護しておくと、トラブルを減らせます。
編集できる権限は、実際に編集する人だけに渡します。
同じファイルを複数人に配るとき
完成した資料や写真を全員に見てもらうだけなら、見るだけの権限で共有リンクを送ります。
編集できる権限で配ると、誰かが誤って内容を書き換えたり消したりするおそれがあります。
サービスによっては、共有リンクに期限を付けたり、ダウンロードや印刷をさせない設定にしたりできます。
リンクを知っている全員が開ける設定にすると転送された先でも見られるため、配る相手が決まっているなら相手を指定して共有します。
見るだけ・編集できるなどの権限の選び方は、Googleドライブで写真共有する方法で具体的に説明しています。
複数人から集めるなら共通の提出用URLを使う
参加者やメンバー一人ひとりからファイルを集める場面では、共有フォルダを開放して入れてもらう方法がよく使われます。
フォルダに入れてもらうとつまずきやすい
共有フォルダで集める方法では、次のようなつまずきが起きやすくなります。
- 相手にもそのサービスのアカウントやログインが必要になる
- フォルダを開いてアップロードする手順がわからない人が出る
- 編集の権限を渡すため、ほかの人のファイルを動かされることがある
- ファイル名がばらばらで、誰が出したかわかりにくい
人数が増えるほど、手順を説明したり、動いてしまったファイルを戻したりする手間が大きくなります。
共通のURLから送ってもらう
集めることが目的なら、全員に同じ提出用のURLを伝え、相手にはそこからファイルを選んで送ってもらうだけにします。
相手に求める操作を送ることだけに絞り、分類や整理は受け取る側でまとめて行うほうが、全体の手間が少なくなります。
OmoiBoxでは、集める目的ごとに受け取り用の案件を作り、URLとパスコードを伝えれば、相手は登録もアプリもなしで写真や動画を提出できます。
届いたファイルは案件ごとにまとまるため、受け取る側で確かめて振り分けるところから始められます。
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集めたファイルを受け取る側で分類するコツ
受け取る側で整理しやすくするために、集める前に次のことを決めておきます。
- 集める目的ごとに受け取り用の窓口を分ける
- 提出してほしいファイルの種類と締め切りを伝える
- 届いたファイルを、人や内容ごとに受け取る側で振り分ける
- 必要なものを保管用のクラウドに移す
相手にファイル名のルールを守ってもらうより、受け取る側でまとめて振り分けるほうが、ルールの説明も少なく済みます。
イベントの参加者から写真を集めるときの進め方は、イベントの写真共有方法でも説明しています。
複数人のファイル共有についてよくある質問
無料で複数人とファイルを共有できますか？
多くのクラウドストレージは、無料のプランでもほかの人と共有できます。
ただし保存できる容量に限りがあるため、大きなファイルを多く扱う場合は容量を確かめておきます。
同時に編集すると上書きされてしまいませんか？
共同編集に対応したサービスなら、別々の箇所を編集している限り、互いの変更はそのまま反映されます。
同じ箇所を同時に書き換えると食い違いが起きるため、担当する範囲を分けておきます。
相手がアカウントを持っていない場合はどうすればいいですか？
配るだけなら、リンクを知っている人が開ける設定にすれば、アカウントがなくても見てもらえます。
相手からファイルを受け取るなら、登録なしで送れる提出用のURLを使います。
社内と社外の人が混ざる場合はどうしますか？
社外の人に共有してよい範囲とサービスを、会社のルールで先に確かめます。
社内だけで使うフォルダと、社外の人とやり取りするフォルダは分けておくと、見せるつもりのないファイルを共有してしまう事故を防げます。
複数人のファイル共有の方法のまとめ
複数人のファイル共有は、一緒に編集するか、配るか、集めるかで方法を選びます。
一緒に編集するならクラウドの共同編集を使い、担当する範囲を決めておきます。
配るだけなら、見るだけの権限で相手を指定して共有します。
一人ひとりから集めるなら、各自にフォルダを操作してもらうより、共通の提出用URLで受け取り、受け取る側で分類します。
各サービスの機能や容量は変わることがあるため、使う前に公式ページで確認してください。
