イベントが終わったあと、参加者が撮った写真を集めようとして苦労することがあります。
集まらない原因の多くは、写真の頼み方ではなく、送り先がばらけていることにあります。
個別にお願いするより、共通のURLやQRコードで投稿先をひとつにまとめるほうが集まります。
この記事では、当日の声かけのタイミングと締め切りの決め方まで、運営側の段取りとしてまとめます。
記事のポイント
- 投稿先をひとつにまとめると、集める側の手間が大きく減る
- 参加者に登録やインストールを求めないほど写真は集まる
- 声かけは当日3回に分けると届きやすい
- 締め切りを先に決めて、その場で伝えておく
イベントの写真共有は投稿先を一本化します
写真が集まらないイベントには、共通した理由があります。
まずそこを押さえてから、段取りを組みます。
手段そのものの違いは、写真共有の方法を比較した記事にまとめています。
個別に頼むと集まらない
その場で「あとで送ってください」と伝えるだけでは、送り先が人によって変わります。
メッセージアプリで届く人、メールで送る人、その場で画面を見せて終わる人が混ざります。
集める側は受け取り先を何か所も確認することになり、誰の分が届いていないかも分からなくなります。
結果として、催促の連絡が増え、それを避けるうちに集めること自体をやめてしまいます。
URLとQRコードで一本化する
投稿先をひとつに決めておけば、届く場所は1か所になります。
参加者はQRコードを読み取り、開いた画面から写真を選んで送るだけで済みます。
アプリのインストールや会員登録を求めない方式なら、年齢や端末を選びません。
集める側も、誰から何が届いたかを1か所で確かめられます。
イベント前に決めておく3つのこと
準備の段階で決めておくと、当日に迷いません。
どれも数分で済みます。
受け取り窓口を用意する
写真を受け取るためのURLを、開催の前日までに用意します。
その場で作ろうとすると、通信が混み合って手間取ることがあります。
用意したら自分のスマートフォンから一度試しに送ってみて、届くところまで確かめておきます。
QRコードを置く場所を決める
QRコードは、参加者の目に入る場所に複数置きます。
- 受付のテーブル
- 各テーブルの中央
- 入口や出口の掲示
- スクリーンや看板
1か所だけに置くと、そこを通らなかった人には届きません。
読み取ったあとに何をすればいいか、短い一文を添えておくと迷わせずに済みます。
締め切りを決める
いつまでに送ってほしいかを、先に決めておきます。
期限がないと、後回しにされたまま忘れられます。
イベントの翌日から1週間ほどが目安になりますが、参加者の顔ぶれによって調整します。
決めた日付は、当日その場で口に出して伝えます。
OmoiBoxでは、イベントごとに受け取り窓口を1つ作れます。
締め切りまでに届いた分を、その窓口でまとめて確認できます。
＼ 当日までに窓口を用意する ／
※FREEプランなら同時に3件まで
当日の声かけはタイミングで決まります
同じ案内でも、伝える時間によって届き方が変わります。
3回に分けると、聞き逃した人にも届きます。
開始前に一度伝える
始まる前は、参加者がまだ落ち着いています。
ここで「写真はこのQRコードから送ってください」と伝えておくと、撮る意識が生まれます。
受付で配る資料にQRコードを入れておくと、聞いていない人にも残ります。
盛り上がった直後にもう一度
写真がいちばん撮られているのは、場が温まった時間帯です。
そのタイミングで短く挟むと、撮ったばかりの写真をその場で送ってもらえます。
あとで送るより、その場で送るほうが届きやすくなります。
長く説明せず、ひと言で足ります。
終わりぎわに締め切りを伝える
締めの挨拶に合わせて、いつまでに送ってほしいかを伝えます。
解散後に連絡するより、その場にいるうちに聞いてもらうほうが伝わります。
日付を具体的に言い、QRコードの場所をもう一度示します。
参加者の写真を扱うときに確かめること
人が写る写真を集める以上、扱い方の確認が要ります。
難しい手続きではなく、伝え方の問題です。
何に使うかを先に伝える
集めた写真をどこで使うのかを、集める前に伝えます。
個人情報保護委員会は、本人が判別できる写真の画像は個人情報に当たるとしたうえで、社内での展示であれば事前の同意がなくても法には違反しないものの、利用目的の通知または公表は必要だと案内しています（出典：個人情報保護委員会）。
不特定多数の目に触れる形で使う場合は、肖像権の面から同意を得ておくことがすすめられています。
案内文に一行入れておくだけで、あとからの行き違いを防げます。
公開範囲と位置情報
集めた写真をどこまで見せるかを決めておきます。
URLを知っていれば誰でも開ける状態は、転送された先まで届きます。
写真そのものに撮影場所の情報が残っていることもあります。
顔が大きく写っているものは、配る前に本人へひと言確かめておくと安心です。
集まった写真を配るまでの流れ
締め切りを過ぎたら、配るところまで一気に進めます。
間が空くほど、参加者の関心は薄れます。
- 締め切り日に届いている分を確認する
- 足りない人にだけ、個別に声をかける
- 重複や手ぶれを外して整理する
- 参加者へまとめて渡し、いつまで見られるかを添える
2番目を飛ばして全員に催促すると、すでに送った人にも通知が届きます。
誰から届いたかが分かる仕組みにしておくと、この手間がなくなります。
渡すときは期限も一緒に伝え、保存したい人が保存できる時間を作ります。
イベントの写真共有についてよくある質問
参加者が多いほど集まりにくくなりますか？
人数より、送るまでの手間の多さが効きます。
QRコードを読み取るだけで送れる状態なら、人数が増えても進め方は変わりません。
反対に登録が必要な方式では、人数に比例して送らない人が増えます。
QRコードはいくつ用意すればいいですか？
投稿先が同じであれば、掲示する数は多いほど届きます。
受付と各テーブル、出口のように、参加者の動線に沿って置きます。
同じURLのQRコードを増やすだけなので、手間はかかりません。
締め切りを過ぎてから届いた写真はどうしますか？
受け取れる状態なら加えて構いません。
ただし配り終えたあとに追加すると、見落とす参加者が出ます。
追加したことを一度だけ知らせるか、次の機会にまとめて渡します。
写真を送りたくない参加者がいる場合はどうしますか？
送るかどうかは本人に任せます。
撮られたくない人がいる場合に備えて、その意思を示せる方法を決めておきます。
名札の色を分けるなど、口に出さずに伝えられる形にすると角が立ちません。
動画も一緒に集められますか？
サービスによって扱いが変わります。
写真は無料で集められても、動画は条件が付くことがあります。
動画も集める予定があるなら、窓口を用意する段階で確かめておきます。
イベントの写真共有のまとめ
イベントで写真を集めるときは、投稿先をひとつにまとめます。
参加者に登録やインストールを求めないほど、送ってもらえる割合は上がります。
当日は開始前、盛り上がった直後、終わりぎわの3回に分けて声をかけます。
締め切りは先に決めて、その場で口に出して伝えます。
人が写る写真を扱うので、何に使うかを伝えることも段取りに入れておきます。