オンラインストレージの共有は、相手を指定して招待する方法と、URLを発行して渡す方法の2つで、どちらも権限と公開範囲を確かめてから渡すのが基本です。
相手から写真や動画を受け取るだけなら、共有フォルダを開くより、提出専用のURLを使うほうが簡単な場合もあります。
パスワードや有効期限を付けられるかどうかは、サービスとプランによって違います。
記事のポイント
- 共有は、相手を指定して招待する方法とURLを渡す方法の2つ
- URLを発行する前に、公開範囲と閲覧・編集の権限を決める
- パスワードや有効期限を付けられるかは、サービスとプランで違う
- 相手から受け取るだけなら、共有フォルダより提出用のURLが簡単
オンラインストレージの共有は2つの方法がある
オンラインストレージでファイルを共有する方法は、相手を指定して招待する方法と、共有URLを発行して渡す方法に分かれます。
どちらも、ファイルのコピーを送るのではなく、ストレージに置いた原本を見られるようにする仕組みです。
| 方法 | 相手に必要なもの | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 相手を指定して招待する | そのサービスのアカウント | 家族や同僚など、決まった相手と長く共有する |
| 共有URLを発行して渡す | URLだけ（設定による） | アカウントを持っていない人にも手軽に見せる |
招待する方法は、見られる人がはっきり決まるため、URLが転送されても招待していない人は開けません。
URLを渡す方法は手軽な反面、「リンクを知っている全員」の設定にすると、URLを知った人なら誰でも開けてしまいます。
個人の写真や仕事の書類は招待で共有し、誰に見られても困らない資料だけをURLで広く渡す、と使い分けると安心です。
共有URLを発行する前に決めること
共有URLを発行する前に、誰が開けるかと、開いた人が何をできるかの2つを決めておきます。
公開範囲は「指定した人だけ」から考える
公開範囲は、サービスによって呼び方は違いますが、おおむね次の3つから選びます。
- 招待した人だけが開ける
- 同じ会社や組織のアカウントの人だけが開ける
- URLを知っている人なら誰でも開ける
迷ったときは、いちど狭い範囲で共有し、相手が開けなかったときに広げる順番にすると、必要以上に公開せずに済みます。
権限は閲覧だけを基本にする
相手に渡す権限は、見るだけの「閲覧」と、ファイルを書き換えたり追加したりできる「編集」が基本です。
編集の権限を渡すと、相手がファイルを消したり、ほかの人へ共有を広げたりできるようになります。
一緒に書類を作る相手にだけ編集を渡し、それ以外の人には閲覧だけを渡すのが、トラブルを防ぐ基本の考え方です。
あわせて、パスワードや有効期限を付けられるかも確かめますが、付けられるかどうかはサービスとプランで違います。
サービス別の共有URLの発行手順
ここでは、個人でよく使われる4つのサービスで、共有URLを発行する手順と権限の選び方を説明します。
画面の表記は変わることがあるため、見当たらないときは各サービスのヘルプで最新の手順を確かめてください。
Googleドライブ
パソコンでは、共有したいファイルを右クリックし、「共有」から「共有」を選ぶと、共有の画面が開きます。
- 相手のメールアドレスを入れて招待するか、「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変える
- 相手の権限を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」から選ぶ
- 「リンクをコピー」を押して、URLを相手に送る
「一般的なアクセス」が「制限付き」のままだと、招待した人しか開けません。
共有の画面の「設定」では、編集者が権限を変えて共有を広げられないようにしたり、ダウンロードやコピー、印刷ができる人を絞ったりできます。
写真を共有するときの使い方は、Googleドライブで写真共有する方法で詳しく説明しています。
OneDrive
OneDriveでは、ファイルを選んで「共有」を押し、リンクをコピーするか、相手を指定して共有します。
- onedrive.comかアプリで、共有したいファイルを選ぶ
- 「共有」を押し、リンクを使える人を「すべてのユーザー」か「特定のユーザー」から選ぶ
- 編集を許可するか、表示だけにするかを選ぶ
- リンクをコピーして相手に送る
「すべてのユーザー」を選ぶと、リンクを知っている人なら誰でも開けるため、個人の写真や書類は「特定のユーザー」で共有します。
共有をやめるときは、ファイルの「情報」から「アクセスの管理」を開き、リンクを削除します。
Dropbox
Dropboxでは、dropbox.comでファイルの「共有」を押し、「リンクをコピー」で共有URLを発行します。
リンクの設定では、相手が編集できる「編集用のリンク」と、見るだけの「閲覧用のリンク」を選べます。
パソコンのアプリからは、ファイルを右クリックして「共有」を選ぶと、同じようにリンクを作れます。
相手からファイルを受け取りたいときは「ファイルリクエスト」を使うと、Dropboxのアカウントがない人にもアップロードしてもらえます。
iCloud Drive
iPhoneでは、「ファイル」アプリでiCloud Driveのファイルを長押しし、共有ボタンから「リンクを共有」を選んで共有します。
- 共有のメニューで、開ける人を「選択した人」か「リンクを知っている人は誰でも」から選ぶ
- 「新規参加者の権限」で、編集できるか、閲覧とダウンロードだけにするかを選ぶ
- メッセージやメールでリンクを送る
一緒に編集するのではなく、ファイルの複製を渡すだけなら「コピーを送信」を選びます。
共有をやめるときは、ファイルを長押しして「共有ファイルを管理」から「共有を停止」を選びます。
パスワードと有効期限を付けられるか
共有URLにパスワードや有効期限を付けたい場合は、使っているサービスとプランで設定できるかを先に確かめます。
個人向けの無料プランでは使えないことが多く、表のように条件が分かれます。
| サービス | パスワードと有効期限（2026年10月時点） |
|---|---|
| Googleドライブ | 個人のアカウントでは設定できず、仕事用・学校用のアカウントで相手ごとに期限を付けられる |
| OneDrive | Microsoft 365を契約していれば設定できる |
| Dropbox | Professional、Essentialsなどのプランで設定でき、BasicとPlusでは使えない |
| Box | 無料の個人プランでは使えない |
Dropboxでは、有料のPlusでもパスワードと有効期限は使えないと案内されています（出典：Dropbox ヘルプセンター）。
これらの機能が使えないプランで大切なファイルを渡すなら、URLを広く公開せず、相手を指定した招待で共有します。
写真を共有するときのパスワードの付け方は、写真共有をパスワード付きで行う方法でまとめています。
共有URLを渡したあとの管理
共有URLは、渡したあとも開ける状態が続くため、使い終わったら自分で止める必要があります。
共有したあとは、次の点を折にふれて確かめます。
- 共有しているファイルの一覧に、もう見せる必要のないものがないか
- 編集の権限を渡した相手が、いまも一緒に作業している人か
- URLを送る相手を間違えていないか
URLを送る相手を間違えたときは、すぐに共有の設定からリンクを削除するか、公開範囲を招待した人だけに戻します。
リンクを止めれば、相手がまだ開いていなければ中身を見られずに済みます。
ただし、すでにダウンロードされたファイルは取り戻せないため、大切なファイルほど送る前に宛先と公開範囲を見直します。
決めた日に自動でリンクを止めたい場合は、期限付きファイル共有の方法で設定のしかたを説明しています。
相手から写真を受け取るなら提出用のURLが簡単
自分が見せるのではなく、相手に写真や動画を入れてもらいたい場合は、共有フォルダに編集の権限を付けて開く方法がよく使われます。
ただしこの方法では、相手にアカウントが必要になったり、ほかの人が入れた写真まで見えたり消せたりすることがあります。
提出専用のURLなら、相手は写真を送るだけで、フォルダの中身は見えないため、権限の設定に悩まずに済みます。
OmoiBoxでは、URLとパスコードを伝えるだけで、相手は会員登録もアプリもなしに写真を提出できます。
集まった写真はZIPでまとめてダウンロードできるため、受け取ったあとは今のストレージに移して共有に使えます。
＼ 受け取りはURLひとつで ／
※無料プランのまま使い続けられます
オンラインストレージの共有でよくある質問
共有URLを送った相手が開けないのはなぜですか？
公開範囲が招待した人だけになっていて、相手が招待されていないことが多いです。
相手のアカウントを招待するか、公開範囲を見直してからURLを送り直します。
共有をやめると相手のファイルも消えますか？
相手がストレージ上で開けなくなるだけで、相手がすでにダウンロードしたファイルは残ります。
自分のストレージの原本も、共有をやめただけでは消えません。
フォルダごと共有してもいいですか？
共有してよいファイルだけを入れたフォルダなら、まとめて共有すると手間が減ります。
あとからそのフォルダに入れたファイルも相手に見えるため、入れる前に共有中のフォルダかどうかを確かめます。
スマートフォンからでも共有URLを発行できますか？
発行できます。
各サービスのアプリでファイルを選び、共有のメニューからリンクをコピーします。
オンラインストレージ共有のまとめ
オンラインストレージの共有は、相手を指定して招待する方法と、共有URLを渡す方法の2つです。
URLを発行する前に、誰が開けるかの公開範囲と、閲覧か編集かの権限を決めておきます。
個人の写真や仕事の書類は招待で共有し、権限は閲覧だけを基本にします。
パスワードや有効期限を付けられるかはサービスとプランで違うため、使う前に確かめます。
相手から写真を受け取るだけなら、共有フォルダを開くより提出用のURLを使うほうが簡単です。
画面の表記や機能は変わることがあるため、設定の前に各サービスの公式ヘルプで確認してください。
