ファイル共有の「期限」には、リンクを見られる期限、ファイルが保存される期限、相手に出してもらう提出期限の3つがあり、目的によって使う仕組みが違います。
見せる期間を区切りたいなら共有リンクの有効期限、相手からいつまでに出してもらうかを決めたいなら提出期限を使います。
共有リンクの有効期限は無料のアカウントでは付けられないサービスが多く、期限が切れたあとはリンクだけ無効になったのか、ファイルごと消えたのかで対処が変わります。
記事のポイント
- ファイル共有の期限には、有効期限・保存期限・提出期限の3種類がある
- 共有リンクの有効期限は、無料のアカウントでは付けられないサービスが多い
- 期限が切れたら、リンクだけ無効か、ファイルごと消えたかで対処が変わる
- 相手に出してもらう締め切りを決めたいなら、提出期限の仕組みを使う
ファイル共有の期限は3種類に分けて考える
「期限付きのファイル共有」といっても、何に期限が付くかはサービスによって違います。
期限の種類ごとの違いは次のとおりです。
| 期限の種類 | 期限が来るとどうなるか | 主な使い方 |
|---|---|---|
| 共有リンクの有効期限 | リンクが使えなくなるが、ファイルは残る | クラウドのファイルを期間を区切って見せる |
| 転送サービスの保存期限 | ファイルそのものが削除される | 大きなファイルを一時的に渡す |
| 提出期限 | 締め切りまでに出してもらう目安になる | 相手から写真や書類を集める |
有効期限と保存期限は「いつまで見せるか」を決めるもので、提出期限は「いつまでに出してもらうか」を決めるものです。
渡したいのか、集めたいのかを先に決めておくと、使うサービスを選び間違えません。
一時的にファイルを渡すサービスの違いは、ファイル転送サービスの比較で詳しく紹介しています。
期限を付けるメリットと注意点
共有リンクに期限を付けると、使い終わったあとにリンクを消し忘れても、自動で見られなくなります。
期限を付けるメリットは次のとおりです。
- 使い終わった共有リンクが、いつまでも残らない
- リンクを間違った相手に送っても、見られる期間を短くできる
- いつまでにダウンロードしてほしいかを相手に伝えやすい
一方で、期限を短くしすぎると、相手がダウンロードし忘れて、もう一度送り直す手間が増えます。
また、期限内にダウンロードされたファイルは相手の端末に残るため、期限を付けても、その後の持ち出しまでは防げません。
大事なファイルは、期限に加えてパスワードも付け、パスワードはリンクとは別の方法で伝えます。
パスワードの付け方と伝え方は、パスワード付きで共有する方法で説明しています。
サービス別の有効期限の付け方
共有リンクに有効期限を付けられるかどうかは、同じサービスでも契約しているプランによって変わります。
| サービス | 有効期限を付けられる条件 | 期限が来たとき |
|---|---|---|
| Googleドライブ | 仕事用・学校用のアカウント | 設定した日に共有が外れる |
| Dropbox | Professional以上の有料プラン | 指定した日の午後11時59分に無効 |
| OneDrive | Microsoft 365の契約者 | リンクが使えなくなり、作り直しが必要 |
| ファイル転送サービス | 送るときに保存期間を選ぶ | 期間が過ぎるとファイルが消える |
個人の無料アカウントでは、リンクに有効期限を付けられないことが多いため、期限が必要なら転送サービスの保存期間を使う方法もあります。
保存期限を決めずに共有したい場合は、ファイル共有を無期限で行う方法で紹介しています。
Googleドライブは仕事用・学校用のアカウントで設定する
Googleドライブで有効期限を付けるには、会社や学校で使う対象のアカウントにログインしている必要があると案内されています（出典：Google ドライブ ヘルプ）。
個人のGoogleアカウントでは有効期限を付けられないため、共有をやめたいときは、自分で共有設定を外します。
「リンクを知っている全員」に公開している場合は、使い終わったら一般的なアクセスを「制限付き」に戻しておくと安心です。
Dropboxは有料プランで期限を付ける
Dropboxでは、Professionalや法人向けのプランを使っている場合に、共有リンクの設定から有効期限をオンにして日付を選べます。
リンクは指定した日の午後11時59分に無効になり、期限の日付を編集すれば、もう一度使えるようにできます。
同じ設定画面では、ダウンロードを無効にしたり、パスワードを付けたりすることもできます。
OneDriveはリンクの設定で期限を選ぶ
OneDriveでは、共有リンクを作るときの設定で有効期限を選べますが、使えるのはMicrosoft 365の契約者だけです。
期限を過ぎたリンクは使えなくなるため、相手が引き続き見る必要があるときは、新しいリンクを作って送ります。
会社のアカウントでは、管理者が有効期限の上限を決めていることがあります。
ファイル転送サービスは保存期間を選んで送る
ファイル転送サービスは、送るときに保存期間を選び、期間が過ぎるとファイルそのものが削除される仕組みです。
相手のダウンロードが遅れそうなときは、余裕のある保存期間を選び、いつまでにダウンロードしてほしいかを一緒に伝えます。
保存期間の選び方の例は、ギガファイル便で写真を送る方法で紹介しています。
期限が切れたときの対処
相手から「ファイルが開けない」と言われたら、まず期限が切れたのか、切れたときに何が起きる仕組みなのかを確かめます。
共有リンクの有効期限が切れた場合は、リンクが使えなくなっただけで、ファイルは元の場所に残っています。
転送サービスの保存期限が切れた場合は、ファイルそのものが削除されているため、手元の元のファイルから送り直すしかありません。
対処は次の順番で進めます。
- 使ったのがクラウドの共有リンクか、転送サービスかを確かめる
- クラウドなら、期限を延ばすか新しいリンクを作る
- 転送サービスなら、手元のファイルをもう一度アップロードする
- 新しいURLと期限を、相手に改めて伝える
期限内でもダウンロードが途中で止まる場合は、期限ではなく通信が原因のことが多いため、Wi-Fiにつなぎ直してもう一度ダウンロードしてもらいます。
相手に出してもらう締め切りなら提出期限を使う
写真や資料を相手から集める場合に必要なのは、見せる期限ではなく「いつまでに出してもらうか」という提出期限です。
共有リンクの有効期限を締め切り代わりに使うと、期限を過ぎた人が送れなくなるだけで、誰がまだ出していないかは分かりません。
提出期限を決めて集める仕組みなら、締め切りまでの日数を相手に見せながら、出し忘れや差し替えにも対応できます。
OmoiBoxでは、URLとパスコードを伝えるだけで、相手は会員登録なしで写真を提出でき、無料のFREEプランから写真を集められます。
有料のProプランでは、提出期限を設定して残りの日数を表示でき、届いた写真の差し替えを相手に頼むこともできます。
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※写真の回収は無料プランから試せます
期限付きのファイル共有についてよくある質問
無料で期限付きの共有をする方法はありますか？
保存期間を選べるファイル転送サービスを使うと、無料でも期間を区切って渡せます。
大事なファイルを送るときは、パスワードも付けておきます。
期限が切れたリンクを、もう一度使えるようにできますか？
サービスによっては、期限の日付を編集すると同じリンクをもう一度使えます。
できない場合は、新しいリンクを作って相手に送り直します。
期限なしでファイルを共有し続けても大丈夫ですか？
家族のアルバムのように長く見せたいものなら、期限なしでもかまいません。
仕事のファイルや外部の相手との共有は、使い終わったら共有を外すか、期限を付けておくと安心です。
期限を付ければダウンロードされたファイルも消えますか？
消えません。
期限内にダウンロードされたファイルは相手の端末に残るため、見せるだけにしたい場合は、ダウンロードを無効にできるサービスを使います。
期限付きファイル共有の方法のまとめ
ファイル共有の期限には、共有リンクの有効期限、転送サービスの保存期限、相手に出してもらう提出期限の3種類があります。
共有リンクの有効期限は、GoogleドライブやDropbox、OneDriveでは仕事用のアカウントや有料プランで使えることが多い機能です。
期限が切れたときは、リンクだけ無効になったのか、ファイルごと消えたのかを確かめて対処します。
相手から写真や資料を集めるなら、見せる期限ではなく、提出期限を決められる仕組みを使います。
各サービスの機能や料金は変わることがあるため、使う前に公式ページで確認してください。
