オンラインストレージは、インターネット上の保管場所にファイルを保存し、どの端末からでも取り出したり、ほかの人と共有したりできるサービスです。
保存と同期が中心の仕組みなので、相手から写真や動画を集める用途とは分けて考えると使い分けやすくなります。
NASや外付けHDDと違ってどこからでも使えますが、そのぶん回線とサービスに頼ることになります。
記事のポイント
- オンラインストレージは、インターネット上の保管場所にファイルを保存するサービス
- できることは、保存、端末どうしの同期、ほかの人との共有の3つ
- NASや外付けHDDと違ってどこからでも使えるが、回線とサービスに頼ることになる
- 相手から写真や動画を集める用途は、長く保管する場所とは分けて考える
オンラインストレージとは
オンラインストレージは、サービスを運営する会社のサーバーにファイルを預けておき、インターネットを通じて使うサービスです。
パソコンやスマートフォンの中ではなく、インターネット上の保管場所にファイルがあるため、端末を変えても同じファイルを開けます。
身近なものでは、Googleドライブ、Dropbox、OneDrive、iCloud Driveなどがあります。
クラウドストレージとの違い
オンラインストレージとクラウドストレージは、いまではほとんど同じ意味で使われています。
どちらも、インターネット上にファイルを保存して使うサービスを指すと考えて問題ありません。
無料で使える容量もある
多くのサービスには無料で使える容量があり、足りなくなったら有料のプランで増やす仕組みです。
たとえばGoogleの個人アカウントは最大15GBまで無料で使え、その容量はGoogleドライブ、Gmail、Googleフォトで分け合うと案内されています（出典：Google ドライブ ヘルプ）。
オンラインストレージでできること
オンラインストレージでできることは、大きく分けて保存、同期、共有の3つです。
ファイルを保存する
ファイルを預けておけば、パソコンやスマートフォンが壊れたり、なくしたりしても、ファイルは残ります。
運営会社は複数のサーバーにデータを分けて保存していることが多く、自分の端末だけに置いておくより失いにくくなります。
端末どうしで同期する
同期は、パソコンやスマートフォンなど複数の端末で、同じフォルダの中身を自動で同じ状態にそろえる機能です。
会社のパソコンで編集したファイルを、家のパソコンやスマートフォンでもそのまま開けます。
ただし、1つの端末でファイルを消すと、同期しているほかの端末からも同じように消える点に気をつけます。
スマホでの使い方は、スマホでオンラインストレージを使う方法で紹介しています。
ほかの人と共有する
ファイルやフォルダのリンクを送れば、ほかの人にも見てもらったり、一緒に編集してもらったりできます。
見るだけか、編集もできるかといった権限を、相手ごとに決められます。
共有の範囲と権限の決め方は、Googleドライブで写真共有する方法で具体的に説明しています。
NASや外付けHDDとの違い
ファイルの保管場所には、オンラインストレージのほかに、家や会社のネットワークにつなぐNASや、パソコンにつなぐ外付けHDDがあります。
それぞれの違いは次のとおりです。
| 項目 | オンラインストレージ | NAS | 外付けHDD |
|---|---|---|---|
| 置き場所 | 運営会社のサーバー | 家や会社の中 | 手元 |
| 使える場所 | インターネットがあればどこでも | 主に家や会社の中 | つないだパソコンだけ |
| 速さ | 回線の速さによる | 家や会社の中なら速い | 速い |
| 費用 | 容量に応じて月額や年額 | 機器の購入費 | 機器の購入費 |
| 壊れたとき | 運営会社が対応する | 自分で直す | 自分で直す |
外出先や複数の端末から使うならオンラインストレージ、家や会社の中で大きなデータを速く扱うならNASや外付けHDDが向いています。
家族のパソコンやスマートフォンから同じ保管場所を使うなら、2台のHDDに同じデータを書き込めるNASを家に置くと、1台が壊れてももう1台にデータが残ります。
＼ 家の中に共有の保管場所を ／
ポチップ
どれか1つに決めるのではなく、オンラインストレージと手元の機器の両方に保存しておくと、どちらかに問題が起きても困りません。
オンラインストレージを使うときの注意点
便利な反面、インターネットと運営会社に頼る仕組みならではの注意点があります。
容量を超えると使えなくなる
保存できる容量がいっぱいになると、新しいファイルを保存できなくなります。
Googleの場合、容量の上限を超えた状態が2年間続くと、保存しているコンテンツが削除される可能性があると案内されています。
写真や動画をたくさん保存する人は、残りの容量をときどき確かめておきます。
共有の設定を確かめる
リンクを知っている人なら誰でも開ける設定にしていると、URLが転送された先の人にもファイルを見られます。
家族写真や仕事のファイルは、共有する相手を指定する設定にしておきます。
写真を共有するときの確認点は、写真共有を安全に行う方法でまとめています。
手元にもバックアップを残す
回線やサービスに障害が起きると、そのあいだはファイルを開けなくなります。
間違えて消したファイルが同期でほかの端末からも消えることもあるため、大切な写真やデータは手元の機器にも残しておくと安心です。
写真や動画をまとめて控えておくなら、容量の大きい外付けHDDが手軽です。
＼ クラウドとは別に手元にも ／
ポチップ
仕事で使うなら会社のルールに従う
会社が認めていない個人のアカウントに仕事のファイルを置くと、担当者が辞めたあとも個人のアカウントにファイルが残ります。
仕事で使う場合は、管理者がアカウントや権限をまとめて管理できる法人向けのサービスを、会社として選ぶのが基本です。
オンラインストレージの選び方
個人で使うオンラインストレージは、次の3つの点から選ぶと迷いにくくなります。
- 使っている端末：iPhoneならiCloud、AndroidならGoogleのサービスが設定しやすい
- 保存するもの：写真が中心なら写真の表示に強いサービス、書類が中心なら編集しやすいサービス
- 必要な容量と料金：無料の範囲で足りるか、有料のプランがいくらかかるか
家族で写真をためていくなら、共有アルバムの使いやすさも比べておきます。
写真の保存と共有に向いたクラウドは、写真共有クラウドの比較で整理しています。
相手から写真や動画を集めるなら保管とは分けて考える
オンラインストレージは自分のファイルを保存して使うための仕組みなので、ほかの人から写真や動画を集める用途には手間がかかります。
共有フォルダに入れてもらうには、相手にもアカウントや編集の権限が必要になることが多く、ほかの人のファイルに触れられてしまう場合もあります。
イベントの参加者や顧客から素材を集めるなら、受け取り用の窓口で集め、必要なものをオンラインストレージに移して保管すると役割を分けられます。
OmoiBoxは長く保管するためのサービスではなく、相手から写真や動画を集めるための窓口です。
案件ごとに受け取り用のURLとパスコードを発行でき、相手は登録もアプリもなしで写真や動画を提出できます。
＼ 集める窓口は別に作る ／
※写真の回収は無料プランで試せます
オンラインストレージについてよくある質問
オンラインストレージに預けたデータが消えることはありますか？
運営会社側の故障で消えることは少ないものの、自分で消したり、容量を超えたまま放置したりすると消える場合があります。
大切なデータは、手元の機器にも残しておきます。
スマートフォンの写真のバックアップにも使えますか？
使えます。
写真を自動でバックアップするなら、iPhoneのiCloud写真やGoogleフォトのように、写真用の機能を持つサービスを使うと手間がかかりません。
インターネットにつながっていないときは使えませんか？
端末に同期して保存してあるファイルなら、つながっていなくても開けるサービスが多くあります。
端末に保存していないファイルは、インターネットにつながるまで開けません。
有料プランをやめるとファイルはどうなりますか？
無料の容量を超えている分は、新しく保存できない状態になるのが一般的です。
その状態が長く続くと削除される場合もあるため、やめる前に不要なファイルを整理するか、手元に移しておきます。
オンラインストレージとは何かのまとめ
オンラインストレージは、インターネット上の保管場所にファイルを保存し、どの端末からでも使えるサービスです。
できることは保存、同期、共有の3つで、クラウドストレージとほとんど同じ意味で使われています。
NASや外付けHDDと比べてどこからでも使える反面、回線とサービスに頼るため、大切なデータは手元にも残しておきます。
相手から写真や動画を集める用途は、受け取り用の窓口で集めてから保管場所へ移すと、役割を分けて扱えます。
各サービスの容量や料金は変わることがあるため、使う前に公式ページで確認してください。
